Control de bicicletas en conjuntos residenciales

Por qué el bicicletero es el punto débil de la portería

Lo que falla casi siempre es que nadie sabe con certeza qué bicicletas hay, de quién es cada una ni quién tiene permiso de sacarla. El guarda conoce de vista a los residentes, pero no a sus hijos, al primo que se quedó el fin de semana o al amigo que viene a "recoger la bici del 702". Si el que sale tiene la llave del candado y saluda con confianza, sale.

Cuando el residente baja tres días después y la bicicleta no está, empieza el problema de verdad. La minuta no dice nada, porque nadie anota la salida de una bicicleta. No hay serial para poner la denuncia. Las cámaras ya sobrescribieron la grabación. Y la discusión termina entre el residente, la administración y la empresa de vigilancia sobre quién debía controlar algo que nunca estuvo escrito.

A eso se suman las bicicletas que nadie usa y ocupan cupos durante años, las que entran sin registro porque el residente se mudó hace poco, y las patinetas y bicicletas eléctricas que se cargan en el bicicletero sin que nadie haya decidido si eso se permite.

Qué dice la norma y qué no

La Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal, no menciona las bicicletas. Lo que sí dice sirve para saber dónde van las reglas del bicicletero:

• Los bienes comunes son las partes del conjunto que pertenecen a todos los propietarios y permiten su funcionamiento, seguridad, uso o goce (artículo 3). También son comunes los que aparecen así en los planos aprobados con la licencia de construcción (artículo 19, parágrafo 1). Un bicicletero o cicloparqueadero en zona común casi siempre entra aquí.
• El derecho sobre los bienes comunes se ejerce como dicen la ley y el reglamento de propiedad horizontal (artículo 19). Y el reglamento incluye, además de su contenido mínimo, las reglas de organización y funcionamiento del conjunto (artículo 5).
• Las reformas al reglamento las aprueba la asamblea (artículo 38, numeral 6) con una mayoría calificada del 70 % de los coeficientes (artículo 46, numeral 5).
• Para sancionar a alguien por incumplir una obligación no pecuniaria, la conducta y la sanción tienen que estar en el reglamento (artículo 60, parágrafo). Las sanciones posibles son la publicación de la lista de infractores, multas con tope y la restricción del uso de bienes comunes no esenciales (artículo 59), con debido proceso y derecho de defensa (artículos 2 y 60).

En la práctica, muchos conjuntos dejan el detalle operativo (horario, registro, sticker, cupos) en un manual de convivencia o en una circular de la administración. Eso sirve para organizar el día a día. Pero si el conjunto quiere multar a quien deje una bicicleta sin registrar o a quien cargue baterías donde no se debe, esa conducta tiene que estar en el reglamento de propiedad horizontal.

Hay una regla del protocolo residencial que muchos conjuntos copian para las bicicletas. Para los carros de los residentes, el protocolo dice que ningún menor de edad, familiar o tercero puede retirar el vehículo sin autorización escrita del propietario. El protocolo la escribe para vehículos, y es el conjunto el que decide si la extiende a las bicicletas. Otra regla del protocolo sí aplica tal cual: un niño menor de 12 años no sale del conjunto sin la compañía de sus padres o familiares, o sin autorización previa de al menos uno de los padres, vaya o no en bicicleta.

El inventario: una ficha por bicicleta

Todo empieza por saber qué hay en el bicicletero. La forma más rápida es una jornada de inventario: la administración avisa con una circular, fija uno o dos días, y en ese plazo cada apartamento baja con sus bicicletas para registrarlas. El guarda o la persona de la administración llena la ficha y toma dos fotos, una de la bicicleta completa y otra del serial. Al terminar, cada bicicleta lleva un código visible (un sticker o una marquilla numerada) que la une con su ficha.

Si el conjunto está en Bogotá, conviene pedirle al residente que además registre su bicicleta en el Registro Bici de la Secretaría Distrital de Movilidad. Según la guía publicada por la Alcaldía, el trámite se hace en línea con la marca, el color, el serial del marco, el modelo, fotos y la factura o tarjeta de propiedad, y se termina en un punto en vía donde le ponen un sticker a la bicicleta. Ese registro es del residente con la ciudad. El inventario del conjunto es otra cosa y no lo reemplaza.

La ficha tiene nombres, documentos y fotos, que son datos personales protegidos por la Ley 1581 de 2012. Recoge solo lo que vas a usar para controlar el bicicletero, dile al residente para qué se recogen (la ley pide informarle la finalidad, artículo 12) y guarda el archivo donde solo lo consulten la administración y el puesto de vigilancia.

Quién puede sacar una bicicleta

Esta es la decisión que más discusiones evita, y conviene escribirla como consigna particular del puesto antes de que pase algo. Una regla que funciona en muchos conjuntos es esta:

1. Sale sin más preguntas el propietario registrado en la ficha.
2. Sale también la persona autorizada en la ficha. El guarda verifica que el documento coincida.
3. Cualquier otra persona sale solo si el propietario lo autoriza en ese momento, por citófono o llamada, o por escrito a la administración. El guarda anota quién autorizó, por qué medio y a qué hora.
4. Si el propietario no contesta, la bicicleta no sale. La persona puede esperar o volver después.
5. Un menor de 12 años no sale solo del conjunto, vaya o no en bicicleta, salvo con la autorización previa de uno de sus padres. Así lo dice el protocolo residencial.
6. Toda salida y toda entrada queda en el registro, aunque sea el dueño y aunque el guarda lo conozca.

El último punto es el que más cuesta, porque al guarda le parece absurdo anotar al residente que ve todos los días. Pero el registro sirve justo para el día en que alguien dice "yo no la saqué". Si todas las salidas están anotadas, la que falta salta a la vista.

El registro de entradas y salidas

Cada movimiento es una línea. El guarda no necesita escribir la descripción de la bicicleta, porque ya está en la ficha. Le basta con el código. Este es un ejemplo ficticio de una tarde en un conjunto inventado:

En el formato de Excel, el guarda escribe el código y el documento de quien lleva la bicicleta, y una fórmula busca en el inventario el apartamento, el propietario y si esa persona es la dueña, una autorizada o alguien más. Otra fórmula copia las salidas con otra persona en una hoja de alertas, que el supervisor o la administración revisan.

Qué hacer cuando sale con alguien que no es el dueño

La mayoría de las veces es alguien de la familia y todo se resuelve con una llamada. El procedimiento sirve para la vez en que no lo es:

1. Pídele el código de la bicicleta (o léelo en el sticker) y su documento. Hazlo con respeto: la pregunta es igual para todos.
2. Busca la ficha. Si el documento coincide con el del propietario o un autorizado, anota la salida y listo.
3. Si no coincide, llama al propietario por citófono o al celular que está en la ficha. Dile quién está con la bicicleta y pregúntale si autoriza la salida.
4. Si autoriza, anota quién autorizó, por qué medio y a qué hora. Si la autorización llega por escrito a la administración, anota también quién te la confirmó.
5. Si no autoriza o no contesta, explícale a la persona que la bicicleta no puede salir sin autorización del dueño. Puede dejarla en el bicicletero y esperar afuera.
6. Si la persona se lleva la bicicleta de todos modos, no forcejees ni la persigas. El protocolo residencial dice que el vigilante no asume conductas reservadas a la fuerza pública y no hace requisas. Anota la hora, la descripción de la persona y por dónde se fue, avisa a la central de la empresa y al propietario, y si es un hurto en curso llama a la línea 123.
7. Escribe la novedad en la minuta y repórtala al supervisor, con el número de cámara y la franja de horas para que se guarde la grabación.

El reglamento del cicloparqueadero

Estos son los temas que conviene decidir por escrito. Los que traen sanción van al reglamento de propiedad horizontal, con la mayoría que pide la Ley 675. Los demás pueden ir en el manual de convivencia o en una circular.

• Quién puede usar el bicicletero: residentes, arrendatarios, visitantes (y dónde dejan la bicicleta los visitantes).
• Registro obligatorio: ninguna bicicleta se queda sin ficha y sin código, y qué plazo tiene el residente nuevo para registrar la suya.
• Cupos: cuántas bicicletas por apartamento, si hay ganchos asignados y qué pasa cuando no alcanzan.
• Quién puede sacar cada bicicleta y cómo se autoriza a otra persona, con la regla de la sección anterior.
• Candado: si cada residente pone el suyo y dónde se asegura la bicicleta.
• Bicicletas y patinetas eléctricas: si se permite cargar baterías en el bicicletero, en qué tomas y con qué condiciones.
• Bicicletas abandonadas: cuándo se considera abandonada una bicicleta, cómo se avisa al dueño, qué plazo tiene y quién decide qué pasa con ella.
• Horario, aseo del espacio y qué se hace con los daños entre bicicletas.
• Qué registra el guarda y dónde: el formato o el sistema que se usa en el puesto.

Con las bicicletas abandonadas hay que ir con cuidado. La Ley 675 no dice qué hacer con objetos de los residentes que se quedan en una zona común, y retirarlos o disponer de ellos sin un procedimiento puede terminar en un reclamo. Lo prudente es que el procedimiento quede escrito (aviso por escrito, plazo, acta con fotos, dónde se guarda) y que la administración lo revise con su asesor jurídico antes de aplicarlo.

Ejemplo de reglas para un cicloparqueadero

Este ejemplo es ficticio, para un conjunto inventado de dos torres. Las cifras (cupos, plazos, horarios) son decisiones del ejemplo y cada conjunto pone las suyas.

Formato de control de bicicletas para descargar

El Excel tiene tres hojas para llenar. En el inventario va una fila por bicicleta, con listas desplegables para el tipo, y una fórmula dice si la bicicleta está adentro o afuera según sus movimientos. En el registro de movimientos el guarda escoge el código y el tipo de movimiento (entra, sale o salida no permitida) de una lista y escribe el documento de quien la lleva, y las fórmulas traen el apartamento y el propietario y marcan si es el dueño, un autorizado u otra persona. La hoja de alertas junta, también por fórmula, las salidas con una persona distinta al propietario, los intentos de salida que no se permitieron, las bicicletas sin ficha y las salidas sin documento, y separa las que hay que revisar de las que tenían autorización. Trae además un ejemplo ficticio completo en hojas aparte. El PDF tiene la ficha de inventario y la planilla de movimientos para imprimir, en blanco y con el ejemplo, más las reglas de ejemplo.

Cómo se conecta con la minuta y las consignas

El registro de bicicletas no reemplaza la minuta. Las salidas normales quedan en la planilla, y lo que se sale de lo normal (una bicicleta que no salió porque el dueño no contestó, una que falta en el recorrido) va también a la minuta como novedad. En el relevo, el guarda que entrega le dice al que recibe si hay alguna autorización pendiente o una bicicleta en discusión.

Qué puedes hacer esta semana

1. Baja al bicicletero y cuenta cuántas bicicletas hay. Pregunta en la portería cuántas tienen dueño conocido.
2. Revisa si las consignas del puesto dicen algo sobre bicicletas. Si no dicen nada, redacta la regla de salida con la lista de arriba.
3. Convoca la jornada de inventario por circular, con fecha y con la explicación de para qué se recogen los datos.
4. Pon el registro de movimientos en el puesto desde el día siguiente a la jornada.
5. Lleva al consejo los temas del reglamento que traen sanción, para que se discutan en la próxima asamblea.