Reglamento de propiedad horizontal en Colombia

¿Qué es el reglamento de propiedad horizontal?

La Ley 675 de 2001 lo define como el estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal (art. 3). Es el documento con el que el edificio o conjunto entra al régimen: se otorga por escritura pública, se registra en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y, hecho ese registro, surge la persona jurídica (art. 4). Esa persona jurídica la forman los propietarios, y la ley le encarga, entre otras cosas, cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento (art. 32).

En la práctica, el reglamento que tienes en la oficina de administración casi nunca lo escribió la copropiedad. Lo redactó la constructora, que en la ley se llama propietario inicial, antes de vender las unidades. Por eso muchos conjuntos lo reforman en los primeros años, cuando ya conviven y saben qué reglas les sirven.

¿Qué debe contener como mínimo?

El artículo 5 dice que la escritura que contiene el reglamento debe incluir como mínimo ocho puntos. Además, el reglamento tiene que traer las reglas de administración, dirección y control de la persona jurídica y las que gobiernan la organización y el funcionamiento del edificio o conjunto. Con la escritura se protocolizan la licencia de construcción y los planos aprobados (art. 6).

La ley también pone límites a lo que el reglamento puede decir. Si una norma del reglamento vulnera una norma imperativa de la ley, se entiende no escrita (art. 5, parágrafo 1). El reglamento no puede prohibir que el dueño venda o grave su unidad, ni limitar o prohibir que la ceda a cualquier título (art. 5, parágrafo 4). Y ninguna decisión, salvo la extinción de la propiedad horizontal, puede exigir más del 70 % de los coeficientes: si el reglamento pide una mayoría más alta, esa parte se entiende no escrita (art. 45).

¿Hay un modelo de reglamento de propiedad horizontal que se pueda copiar?

Circulan muchos modelos, y sirven para ver cómo se ordenan los capítulos. Pero buena parte de un reglamento no se puede copiar: los linderos, las matrículas, la lista de unidades, los coeficientes y los planos salen de la escritura y de la licencia de tu edificio. Lo que sí se redacta es la parte de funcionamiento, y ahí cada copropiedad decide sus reglas dentro de la ley. Por eso aquí no publicamos un modelo jurídico. La lista de chequeo de arriba te dice qué debe estar, con el artículo que lo exige, para que la revisión con el abogado de la copropiedad vaya directo a lo que falta.

Además del contenido mínimo, la ley deja varias cosas para que el reglamento las defina. Las más útiles de revisar son las conductas que se sancionan, con la sanción de cada una (art. 60, parágrafo), el procedimiento para imponer sanciones con debido proceso (arts. 38, num. 9, y 60), si el consejo de administración puede sancionar (art. 60), los medios para notificar las sanciones (art. 51, num. 11), la fecha de la asamblea ordinaria (art. 39) y los períodos del consejo, el revisor fiscal y el administrador (arts. 38, num. 5, y 50).

¿Cómo se reforma el reglamento?

1. La asamblea general es la que aprueba las reformas al reglamento (art. 38, num. 6).
2. La reforma necesita mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto (art. 46, num. 5). Se cuenta sobre el total de coeficientes del conjunto, incluidos los de quienes no asistieron.
3. Esa decisión no se puede tomar en reuniones no presenciales. En segunda convocatoria tampoco, salvo que en ella se logre la mayoría que exige la ley (art. 46, parágrafo).
4. La decisión queda en un acta firmada por el presidente y el secretario de la asamblea, con los asistentes, sus coeficientes y los votos (art. 47).
5. El administrador eleva la reforma a escritura pública y la registra (art. 51, num. 9). Es el paso que más se olvida.

Hay reformas con reglas propias. Cambiar los coeficientes también pide el 70 % y solo en los casos que lista el artículo 28. Desafectar un bien común no esencial implica reformar el reglamento por escritura pública, con el acta de la asamblea y las autorizaciones que se necesiten (arts. 20 y 21).

¿A quién obliga el reglamento?

A los propietarios, y en buena medida a quienes viven en el conjunto sin ser dueños. Las decisiones que la asamblea toma según la ley y el reglamento obligan a todos los propietarios, incluso a los que no fueron o votaron en contra, al administrador y a los demás órganos, y en lo pertinente a los usuarios y ocupantes (art. 37). El propietario debe usar su unidad según su destinación y en la forma prevista en el reglamento (art. 18, num. 1). Y las sanciones por incumplir obligaciones no pecuniarias aplican a propietarios, tenedores y terceros por los que estos respondan (art. 59).

Para el arrendatario hay una garantía que conviene conocer. La Corte Constitucional, en la Sentencia C-318 de 2002, dijo que los moradores no propietarios pueden ejercer el derecho de petición ante las autoridades internas y ser oídos en las decisiones que los afecten, y que cuando se les vaya a sancionar hay que garantizarles el derecho de defensa.

¿Qué sanciones permite la ley y quién las pone?

El artículo 59 fija tres clases de sanción para quien incumple obligaciones no pecuniarias de la ley o del reglamento, siempre después de un requerimiento escrito:

• Publicar la lista de infractores en lugares de amplia circulación del conjunto, con el hecho que origina la sanción.
• Multas sucesivas mientras siga el incumplimiento. Cada una no puede pasar de dos veces las expensas necesarias mensuales del infractor, y sumadas no pueden pasar de diez veces.
• Restringir el uso de bienes comunes no esenciales, como el salón comunal o las zonas de recreación y deporte. Nunca se puede restringir el uso de bienes comunes esenciales (art. 59, parágrafo).

Las impone la asamblea, o el consejo de administración si existe y el reglamento le dio esa facultad (art. 60). Hay que seguir el procedimiento del reglamento, con debido proceso, defensa e impugnación, y graduar la sanción según la gravedad, el daño y la reincidencia. El administrador es quien las hace efectivas (art. 61). El comité de convivencia ayuda a arreglar conflictos, pero no puede sancionar (art. 58, parágrafo 2).

¿En qué se diferencia el reglamento del manual de convivencia?

La Ley 675 no usa la expresión "manual de convivencia". Sí habla de reglamentos internos: entre las funciones del administrador está hacer efectivas las sanciones previstas en la ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno (art. 51, num. 12). El manual de convivencia es eso, un reglamento interno con las normas del día a día. Cómo se aprueba y cómo se cambia lo define el propio reglamento de tu copropiedad, así que revísalo antes de llevar un manual nuevo a votación.

Un error frecuente es poner en el manual multas que el reglamento no contempla. La ley pide que las conductas sancionables y la sanción de cada una estén indicadas en el reglamento (art. 60, parágrafo). Si tu manual dice que llegar con un trasteo fuera de horario cuesta una multa, revisa que esa conducta y esa sanción tengan base en el reglamento.

¿Quién tiene la representación legal de la propiedad horizontal?

El administrador. La ley dice que la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponden a un administrador designado por la asamblea, o por el consejo de administración donde lo haya, para el período que fije el reglamento (art. 50). Si el administrador es una empresa, actúa su representante legal (art. 51, parágrafo). Para firmar el contrato con el administrador, la copropiedad la representa el presidente del consejo o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea (art. 50, parágrafo 1). Mientras no se elija administrador, ejerce como tal el propietario inicial, hasta que se hayan vendido unidades que sumen al menos el 51 % de los coeficientes (art. 52).

La existencia y la representación legal se certifican ante el alcalde municipal o distrital del lugar donde queda el conjunto, o ante la persona o entidad en quien delegue (art. 8). Para inscribirla se presenta la escritura registrada del reglamento y los documentos que acreditan el nombramiento y la aceptación del administrador y del revisor fiscal, y la ley prohíbe exigir trámites o requisitos adicionales. En Bogotá, según la Alcaldía, el certificado se pide en la alcaldía local o en el portal de la Secretaría Distrital de Gobierno y no tiene costo. Cada vez que cambie el administrador, hay que inscribir el nuevo nombramiento (art. 51, num. 9). El certificado se usa, por ejemplo, para demandar el cobro de cuotas (art. 48).

Normas de portería: ejemplos de cómo se escriben

Buena parte del manual de convivencia se cumple, o no, en la portería. Estos son ejemplos ficticios de un conjunto inventado, Conjunto Los Arrayanes, para mostrar cómo se redacta una norma que el guarda pueda aplicar sin interpretarla. Las horas y los cupos son de ejemplo. Los de tu conjunto los decide la copropiedad.

Fíjate que cada norma dice qué se permite, cuándo y quién autoriza. Una norma como "las mudanzas deben hacerse en horario razonable" no le sirve al guarda a las 7:00 de la noche de un domingo. Y si la administración después quiere requerir a alguien por una mudanza fuera de horario, va a necesitar el registro de ese día: la ley exige requerimiento escrito y debido proceso antes de sancionar (arts. 59 y 60).

Errores frecuentes con el reglamento

• Aprobar una reforma en asamblea y no llevarla nunca a escritura ni registrarla.
• Convocar una reforma en segunda convocatoria esperando que pase con los que lleguen. Sin el 70 % de los coeficientes del conjunto no pasa.
• Escribir en el manual multas que el reglamento no contempla.
• Cambiar de administrador y no inscribir el nombramiento. El certificado sigue mostrando al anterior.
• Sancionar sin requerimiento escrito ni oportunidad de defensa.
• Normas de portería tan generales que cada guarda las aplica distinto.
• No tener una copia del reglamento vigente, con sus reformas, a mano en la administración.