Plantilla de control de obra en Excel gratis

Qué trae la plantilla

• Presupuesto: una fila por actividad con unidad, cantidad contratada y valor unitario. El valor total, el ejecutado acumulado y el porcentaje de avance de cada actividad son fórmulas.
• Avance semanal: cada semana, por actividad, la cantidad ejecutada. La hoja trae el nombre y la unidad desde el presupuesto y calcula el acumulado y el porcentaje. Si escribes un ítem que no existe, te lo dice.
• Personal en obra: un registro por persona y día, con contratista, hora de entrada y de salida. Las horas se calculan solas.
• Materiales: entradas y salidas del almacén con remisión o factura. El saldo se recalcula por material en cada fila.
• Resumen: presupuesto total, actividades con avance, avance físico ponderado por valor, personas-día y horas acumuladas. Todo es fórmula; no se escribe nada ahí.

Las celdas moradas se llenan y las grises son fórmulas. Esa convención es lo único que hay que explicarle a quien la use. No tiene macros ni vínculos externos, así que se abre sin advertencias de seguridad en cualquier computador.

Cómo llevar el control de una obra con esta plantilla

1. Carga el presupuesto por cantidades. Cada actividad necesita una unidad medible: metros cuadrados, metros cúbicos, kilos, unidades. Si una actividad solo se puede describir como "global", divídela hasta que tenga una cantidad que alguien pueda contar en sitio.
2. Define el día de corte y no lo muevas. Los viernes funciona bien: el residente registra lo ejecutado en la semana por actividad, en la unidad del presupuesto, y la plantilla calcula el acumulado.
3. Registra el personal cada día, no al final de la semana. Un registro hecho el viernes con la memoria del lunes es una estimación, no un control.
4. Registra los materiales cuando entran y cuando salen, con el número de remisión. El saldo de la hoja es el que debe coincidir con lo que hay en el almacén; si no coincide, ahí hay una pérdida o un error de registro que conviene encontrar pronto.
5. Lee el resumen antes de cada comité. El avance ponderado por valor es el número que le importa a quien paga: cuánto de lo contratado, en pesos, ya está ejecutado.

Control de avance de obra: por qué medir cantidad y no porcentaje

Cuando el avance se reporta como porcentaje a ojo, siempre llega inflado. No por mala fe: quien reporta recuerda lo que hizo, no lo que falta, y tiende al optimismo. Cuando se reporta la cantidad ejecutada y el porcentaje lo calcula la plantilla, el sesgo desaparece porque no hay nada que estimar. Lo expliqué con más detalle en otra nota.

Control de personal en obra

La hoja de personal sirve para tres cosas distintas: saber cuántas personas hubo cada día por contratista, respaldar el pago de jornales o el cobro de un contratista, y tener el dato de personas-día por actividad cuando haya que explicar un rendimiento. Basta con registrar nombre, documento, contratista y horas. Si tu obra tiene control de ingreso en portería, el registro se puede llevar ahí y pasarlo a la hoja una vez al día.

Control de materiales en obra

El control de materiales en Excel funciona mientras haya un solo almacén y una sola persona registrando. La clave es no registrar consumos "estimados": se registra la salida real, con destino, en el momento en que sale. Una vez por semana se cuenta físicamente el material más costoso y se compara con el saldo de la hoja. La diferencia entre los dos números es la información más valiosa que va a dar esta plantilla.

Los límites de Excel en obra

Esta plantilla resuelve el control de una obra llevado por una persona en un computador. Se queda corta cuando cambia cualquiera de esas tres cosas: varias obras, varias personas registrando o registros que deberían hacerse desde el celular en el sitio.

Ninguna de esas necesidades justifica por sí sola cambiar de herramienta. Dos o tres juntas, sí. La señal más clara es cuando el corte del viernes deja de cuadrar con lo que la interventoría ve en obra y nadie puede decir en qué semana se abrió la diferencia.

Errores comunes al llevar el control de obra en Excel

• Presupuestar actividades "globales" sin cantidad. Después no hay forma de medir avance sin opinar.
• Reportar porcentajes en vez de cantidades. Es el origen del avance inflado.
• Registrar el personal y los materiales al final de la semana, de memoria.
• Tener el archivo en un solo computador. Si se daña o se pierde, se pierde la historia de la obra. Guárdalo en la nube o haz una copia por semana con la fecha en el nombre.
• Editar cortes ya cerrados. Un corte cerrado no se toca; si algo estaba mal, se corrige en el siguiente y se anota por qué.
• Cambiar el diseño de la plantilla con la obra andando. Si necesitas una columna nueva, agrégala al final y no borres ni muevas las que tienen fórmula.

Qué puedes hacer esta semana

1. Descarga la plantilla y carga el presupuesto de la obra actual. Marca cada actividad que no tenga cantidad medible y decide cómo dividirla.
2. Fija el día de corte y comunícalo al residente y a la interventoría.
3. Haz el primer corte con cantidades reales y compara el avance ponderado con el último porcentaje que reportaste. La diferencia te dice cuánto optimismo había.
4. Cuenta físicamente el material más costoso y compáralo con el saldo de la hoja.
5. Si tienes más de una obra o más de una persona registrando, anota cuánto tiempo a la semana se va en consolidar. Ese número es el que decide si conviene pasar a un software.