Plantilla de control de obra en Excel gratis

Qué trae la plantilla

• Presupuesto: una fila por actividad con unidad, cantidad contratada y valor unitario. El valor total, el ejecutado acumulado y el porcentaje de avance de cada actividad son fórmulas.
• Avance semanal: cada semana, por actividad, la cantidad ejecutada. La hoja trae el nombre y la unidad desde el presupuesto y calcula el acumulado y el porcentaje. Si escribes un ítem que no existe, te lo dice.
• Personal en obra: un registro por persona y día, con contratista, hora de entrada y de salida. Las horas trabajadas las calcula la hoja.
• Materiales: entradas y salidas del almacén con remisión o factura. El saldo se recalcula por material en cada fila.
• Resumen: presupuesto total, actividades con avance, avance físico ponderado por valor, personas-día y horas acumuladas. Toda la hoja es fórmula, así que ahí no se escribe nada.

Las celdas moradas se llenan y las grises son fórmulas. Esa convención es lo único que hay que explicarle a quien la use. No tiene macros ni vínculos externos, así que se abre sin advertencias de seguridad en cualquier computador.

Cómo llevar el control de una obra con esta plantilla

1. Carga el presupuesto por cantidades. Cada actividad necesita una unidad medible: metros cuadrados, metros cúbicos, kilos, unidades. Si una actividad solo se puede describir como "global", divídela hasta que tenga una cantidad que alguien pueda contar en sitio.
2. Define el día de corte y no lo muevas. Los viernes funciona bien: el residente registra lo ejecutado en la semana por actividad, en la unidad del presupuesto, y la plantilla calcula el acumulado.
3. Registra el personal cada día, no al final de la semana. Lo que se anota el viernes acordándose del lunes ya es una estimación.
4. Registra los materiales cuando entran y cuando salen, con el número de remisión. El saldo de la hoja tiene que coincidir con lo que hay en el almacén. Si no coincide, hay una pérdida o un error de registro, y conviene encontrarlo pronto.
5. Lee el resumen antes de cada comité. El avance ponderado por valor es el número que le importa a quien paga: cuánto de lo contratado, en pesos, ya está ejecutado.

Control de avance de obra: por qué medir cantidad y no porcentaje

Cuando el avance se reporta como un porcentaje a ojo, siempre llega inflado, y rara vez es por mala fe. Quien reporta se acuerda de lo que hizo más que de lo que le falta, y tiende a ser optimista. Si reporta la cantidad ejecutada y el porcentaje lo saca la plantilla, ya no queda nada que estimar. Lo expliqué con más detalle en otra nota.

Hoja de mediciones de obra

La hoja de mediciones es donde se mide antes de reportar. Cada fila es un elemento: una zapata, un tramo de muro, un vano que hay que descontar. Se escribe el ítem del presupuesto, dónde está (eje, piso o tramo), cuántas veces se repite y sus medidas. La hoja multiplica, suma los parciales de cada ítem y te deja el total medido, que es la cantidad que después va al avance semanal. Para descontar un vano o un hueco se pone la cantidad en negativo.

Control de personal en obra

La hoja de personal sirve para tres cosas distintas: saber cuántas personas hubo cada día por contratista, respaldar el pago de jornales o el cobro de un contratista, y tener el dato de personas-día por actividad cuando haya que explicar un rendimiento. Basta con registrar nombre, documento, contratista y horas. Si tu obra tiene control de ingreso en portería, el registro se puede llevar ahí y pasarlo a la hoja una vez al día.

Control de materiales en obra

El control de materiales en Excel funciona mientras haya un solo almacén y una sola persona registrando. Lo importante es no anotar consumos "estimados". Se anota la salida real, con destino, en el momento en que el material sale del almacén. Una vez por semana se cuenta físicamente el material más costoso y se compara con el saldo de la hoja. Si los dos números no cuadran, hay material que se perdió o que se anotó mal, y de toda la plantilla ese es el dato que más te va a servir.

Los límites de Excel en obra

Esta plantilla resuelve el control de una obra llevado por una persona en un computador. Se queda corta cuando cambia cualquiera de esas tres cosas: varias obras, varias personas registrando o registros que deberían hacerse desde el celular en el sitio.

Ninguna de esas necesidades justifica por sí sola cambiar de herramienta. Dos o tres juntas, sí. La señal más clara es cuando el corte del viernes deja de cuadrar con lo que la interventoría ve en obra y nadie puede decir en qué semana se abrió la diferencia.

Errores comunes al llevar el control de obra en Excel

• Presupuestar actividades "globales" sin cantidad. Después no hay forma de medir avance sin opinar.
• Reportar porcentajes en vez de cantidades. Es el origen del avance inflado.
• Registrar el personal y los materiales al final de la semana, de memoria.
• Tener el archivo en un solo computador. Si se daña o se pierde, se pierde la historia de la obra. Guárdalo en la nube o haz una copia por semana con la fecha en el nombre.
• Editar cortes ya cerrados. Un corte cerrado no se toca. Si algo estaba mal, se corrige en el siguiente y se anota por qué.
• Cambiar el diseño de la plantilla con la obra andando. Si necesitas una columna nueva, agrégala al final y no borres ni muevas las que tienen fórmula.

Qué puedes hacer esta semana

1. Descarga la plantilla y carga el presupuesto de la obra actual. Marca cada actividad que no tenga cantidad medible y decide cómo dividirla.
2. Fija el día de corte y comunícalo al residente y a la interventoría.
3. Haz el primer corte con cantidades reales y compara el avance ponderado con el último porcentaje que reportaste. La diferencia te dice cuánto optimismo había.
4. Cuenta físicamente el material más costoso y compáralo con el saldo de la hoja.
5. Si tienes más de una obra o más de una persona registrando, anota cuánto tiempo a la semana se va en consolidar. Ese número es el que decide si conviene pasar a un software.