Informe de avance de obra: ejemplo y formato

Para qué sirve y quién lo lee

Un informe de avance tiene tres lectores con intereses distintos. La interventoría o el supervisor quiere verificar que lo reportado coincide con lo ejecutado para aprobar el corte. La gerencia quiere saber si la obra va a tiempo y en presupuesto. Y el contratista quiere que le paguen lo que hizo. Un buen informe responde a los tres con los mismos números, y por eso no puede basarse en opiniones: se basa en cantidades.

Qué debe incluir un informe de avance de obra

• Identificación: obra, contrato, periodo del informe (semana o día), fecha de corte, quién elabora y quién revisa.
• Avance por actividad en cantidades: unidad, cantidad contratada, ejecutado en el periodo, ejecutado acumulado y porcentaje calculado. El porcentaje se calcula, no se estima.
• Avance general ponderado por valor: cuánto del valor contratado ya está ejecutado. Es el número que resume la obra en una cifra.
• Comparación con lo programado: qué debía estar ejecutado a la fecha según el cronograma y cuánto se desvía.
• Personal en obra: promedio diario por categoría y por contratista. Explica los rendimientos y sustenta los costos.
• Novedades: clima, suministros que no llegaron, cambios de diseño, accidentes, visitas de interventoría, decisiones tomadas. Con fecha.
• Evidencia fotográfica: fotos con fecha y actividad, referenciadas desde el informe, no sueltas en un chat.
• Pendientes y requerimientos: lo que la oficina tiene que resolver para que la obra no se detenga, con responsable.
• Firmas de quien elabora y quien revisa.

Ejemplo de informe de avance de obra semanal

Obra ficticia, cantidades reales de una semana normal. Fíjate en que cada actividad tiene unidad y en que el porcentaje sale de dividir el acumulado entre lo contratado.

Debajo de la tabla van el personal promedio de la semana (por ejemplo: 4 oficiales, 9 ayudantes, 2 contratistas, 15 en total), las novedades con fecha ("martes 8: lluvia desde las 13:00, se suspende vaciado; se reprograma para el jueves") y la lista de fotos con actividad, fecha y hora. Cierra con los pendientes: "falta confirmación del proveedor de acero para la segunda entrega; responsable: compras".

Informe diario, semanal y mensual: cuál usar

El error más común es saltarse el diario y armar el semanal el viernes de memoria. El semanal no se escribe: se consolida de los diarios. Si el diario toma más de diez minutos, tiene campos de más.

Cómo redactar las novedades

Las novedades son la parte del informe que más se lee cuando algo salió mal, y la que peor se escribe. Tres reglas: fecha y hora en cada novedad; hechos y no interpretaciones ("no llegó el acero" y no "el proveedor es informal"); y decisión tomada con responsable ("se reprograma vaciado para el jueves; confirma residente"). Una novedad sin decisión es una queja.

Evidencia fotográfica que sí sirve

Una foto sirve como evidencia de avance si se sabe qué actividad muestra, cuándo se tomó y desde dónde. Lo mínimo es nombrar el archivo con fecha e ítem y listarlo en el informe. Lo ideal es que la foto se tome desde una aplicación que le ponga fecha, hora y ubicación y la una al registro de avance, porque una foto en el celular personal del residente se pierde con el celular.

Por qué el avance llega inflado y cómo evitarlo

Cuando el informe pide porcentajes, quien reporta estima, y la estimación es optimista: recuerda lo que hizo y olvida lo que falta. Cuando el informe pide cantidades y el porcentaje lo calcula la hoja, no hay nada que estimar y la interventoría puede verificar en sitio con una cinta métrica. Es un cambio de formato, no de personas, y es el que más discusiones evita en los comités.

Cuando el formato se queda corto

El formato en Excel funciona para una obra con un residente que consolida. Se queda corto cuando hay varias obras y la gerencia necesita ver todas en una lista, cuando el residente debería registrar desde el sitio con foto en vez de pasar a limpio en la noche, o cuando el corte tiene que salir de lo registrado sin armarlo a mano. Ahí es donde un software de gestión de obra deja de ser un lujo.

Errores comunes en el informe de avance

• Reportar porcentajes en vez de cantidades.
• Cambiar las unidades entre semanas o entre el presupuesto y el informe.
• Novedades sin fecha ni decisión.
• Fotos en WhatsApp sin relación con el informe.
• Corregir informes ya aprobados en vez de ajustar en el siguiente y explicar.
• Informes que solo se hacen cuando hay corte por pagar. El avance se informa cada semana, haya o no cobro.

Qué puedes hacer esta semana

1. Descarga el formato y llénalo con la semana pasada, con cantidades reales. Compara el avance ponderado con el porcentaje que reportaste.
2. Acuerda con la interventoría el día de corte y las unidades de cada actividad.
3. Empieza el informe diario el lunes, de diez minutos, y arma el semanal del viernes solo con lo que dicen los diarios.
4. Nombra las fotos de la semana con fecha e ítem antes de enviarlas.