Informe de avance de obra: formato Excel y Word
El informe de avance de obra es el documento con el que la obra le cuenta a la oficina qué pasó en el periodo. Si está bien hecho, el corte se paga sin discusión y la gerencia sabe si se va a llegar a la fecha. Si está mal hecho, cada comité termina en una negociación sobre porcentajes que nadie puede verificar. Abajo va lo que debe incluir, un ejemplo completo y el formato para descargar. En Tavelik hicimos Obrana para que el informe se arme con lo que el residente registra en sitio, pero la estructura sirve igual en Excel.
En esta guía · 11 partes
- Para qué sirve y quién lo lee
- Qué debe incluir un informe de avance de obra
- Ejemplo de informe de avance de obra semanal
- Informe diario, semanal y mensual: cuál usar
- Informe técnico, de obra civil o de estado de obra: qué cambia
- Cómo redactar las novedades
- Evidencia fotográfica que sí sirve
- Por qué el avance llega inflado y cómo evitarlo
- Cuando el formato se queda corto
- Errores comunes en el informe de avance
- Qué puedes hacer esta semana
Para qué sirve y quién lo lee
Un informe de avance tiene tres lectores con intereses distintos. La interventoría o el supervisor quiere verificar que lo reportado coincide con lo ejecutado para aprobar el corte. La gerencia quiere saber si la obra va a tiempo y en presupuesto. Y el contratista quiere que le paguen lo que hizo. Un buen informe les responde a los tres con los mismos números, y eso solo pasa cuando reporta cantidades que cualquiera puede ir a medir.
Qué debe incluir un informe de avance de obra
- Identificación: obra, contrato, periodo del informe (semana o día), fecha de corte, quién elabora y quién revisa.
- Avance por actividad en cantidades: unidad, cantidad contratada, ejecutado en el periodo, ejecutado acumulado y porcentaje. El porcentaje sale de una fórmula, nadie lo pone a ojo.
- Avance general ponderado por valor: cuánto del valor contratado ya está ejecutado. Es el número que resume la obra en una cifra.
- Comparación con lo programado: qué debía estar ejecutado a la fecha según el cronograma y cuánto se desvía.
- Personal en obra: promedio diario por categoría y por contratista. Explica los rendimientos y sustenta los costos.
- Novedades: clima, suministros que no llegaron, cambios de diseño, accidentes, visitas de interventoría, decisiones tomadas. Con fecha.
- Evidencia fotográfica: fotos con fecha y actividad, citadas en el informe para que quien lo lea sepa cuál mirar.
- Pendientes y requerimientos: lo que la oficina tiene que resolver para que la obra no se detenga, con responsable.
- Firmas de quien elabora y quien revisa.
Ejemplo de informe de avance de obra semanal
Obra ficticia, cantidades reales de una semana normal. Fíjate en que cada actividad tiene unidad y en que el porcentaje sale de dividir el acumulado entre lo contratado.
| Ítem | Actividad | Unidad | Contratada | Semana | Acumulado | % avance |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Excavación manual en material común | m³ | 120 | 50 | 120 | 100 % |
| 2.1 | Concreto 3000 psi para zapatas | m³ | 45 | 12 | 12 | 26,7 % |
| 2.2 | Acero de refuerzo 60.000 psi | kg | 3.800 | 1.150 | 1.150 | 30,3 % |
| 3.1 | Mampostería en bloque N° 4 | m² | 860 | 0 | 0 | 0 % |
Debajo de la tabla van el personal promedio de la semana (por ejemplo: 4 oficiales, 9 ayudantes, 2 contratistas, 15 en total), las novedades con fecha ("martes 8: lluvia desde las 13:00, se suspende el vaciado y se reprograma para el jueves") y la lista de fotos con actividad, fecha y hora. Al final van los pendientes: "falta confirmación del proveedor de acero para la segunda entrega. Responsable: compras".
Informe diario, semanal y mensual: cuál usar
| Informe | Quién lo hace | Qué contiene | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Diario | Residente o maestro | Actividades del día, frente, cantidad, personal, clima, novedades | Es el registro fuente. Sin diario no hay semanal confiable |
| Semanal | Residente | Avance por actividad acumulado, comparación con programa, personal promedio, evidencia | Comité de obra, aprobación de cortes, alertas tempranas |
| Mensual | Director de obra | Avance ponderado, flujo de caja ejecutado frente a programado, riesgos | Gerencia, cliente, entidades financieras |
El error más común es saltarse el diario y armar el semanal el viernes de memoria. El semanal debería salir de sumar lo que dicen los diarios de la semana. Y si llenar el diario toma más de diez minutos, al formato le sobran campos.
Informe técnico, de obra civil o de estado de obra: qué cambia
Los tres nombres se usan para documentos muy parecidos y la estructura de esta guía sirve para todos. Cambia lo que se pone en primer plano.
- El informe técnico de avance agrega lo que pide la interventoría para aprobar calidad: resultados de ensayos (cilindros de concreto, densidades de compactación), cambios a los planos y las especificaciones que se verificaron en el periodo.
- En obra civil (vías, redes, canales, estructuras) el formato es el mismo y cambian las unidades. Se mide en metros lineales de tubería, metros cúbicos de excavación o relleno y toneladas de mezcla asfáltica, y conviene ubicar cada cantidad por abscisa o tramo.
- El informe de estado de obra se hace cuando la obra se suspende, se recibe o cambia de contratista. Describe cómo queda cada actividad en ese momento, con medidas y fotos, sin hablar de un periodo. Es el documento que evita discusiones sobre quién hizo qué.
Cómo redactar las novedades
Las novedades son lo que más se lee del informe cuando algo salió mal, y casi siempre están mal escritas. Cada una necesita fecha y hora. Tiene que contar el hecho ("no llegó el acero") y no la interpretación ("el proveedor es informal"). Y tiene que cerrar con la decisión que se tomó y quién responde ("se reprograma el vaciado para el jueves, confirma el residente"). Si solo cuenta lo que salió mal, en el comité nadie sabe qué hacer con ella.
Evidencia fotográfica que sí sirve
Una foto sirve como evidencia de avance si se sabe qué actividad muestra, cuándo se tomó y desde dónde. Lo mínimo es nombrar el archivo con fecha e ítem y listarlo en el informe. Lo ideal es que la foto se tome desde una aplicación que le ponga fecha, hora y ubicación y la una al registro de avance, porque una foto en el celular personal del residente se pierde con el celular.
Por qué el avance llega inflado y cómo evitarlo
Cuando el informe pide porcentajes, quien reporta estima, y la estimación es optimista: recuerda lo que hizo y olvida lo que falta. Cuando el informe pide cantidades y el porcentaje lo calcula la hoja, no hay nada que estimar y la interventoría puede verificar en sitio con una cinta métrica. Para eso no hay que cambiar a nadie del equipo, solo el formato, y de todo lo que se puede ajustar en un informe es lo que más discusiones ahorra en los comités.
Cuando el formato se queda corto
El formato en Excel funciona para una obra con un residente que consolida. Se queda corto cuando hay varias obras y la gerencia necesita ver todas en una lista, cuando el residente debería registrar desde el sitio con foto en vez de pasar a limpio en la noche, o cuando el corte tiene que salir de lo registrado sin armarlo a mano. En esos casos ya vale la pena mirar un software de gestión de obra.
Errores comunes en el informe de avance
- Reportar porcentajes en vez de cantidades.
- Cambiar las unidades entre semanas o entre el presupuesto y el informe.
- Novedades sin fecha ni decisión.
- Fotos en WhatsApp sin relación con el informe.
- Corregir informes ya aprobados en vez de ajustar en el siguiente y explicar.
- Informes que solo se hacen cuando hay corte por pagar. El avance se informa cada semana, haya o no cobro.
Qué puedes hacer esta semana
- Descarga el formato y llénalo con la semana pasada, con cantidades reales. Compara el avance ponderado con el porcentaje que reportaste.
- Acuerda con la interventoría el día de corte y las unidades de cada actividad.
- Empieza el informe diario el lunes, de diez minutos, y arma el semanal del viernes solo con lo que dicen los diarios.
- Nombra las fotos de la semana con fecha e ítem antes de enviarlas.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar un informe de avance de obra?
Identificación de la obra y el periodo, avance por actividad en cantidades con porcentaje calculado, avance general ponderado por valor, comparación con lo programado, personal promedio, novedades con fecha, evidencia fotográfica referenciada, pendientes con responsable y firmas.
¿Cómo se calcula el porcentaje de avance de obra?
Por actividad: cantidad ejecutada acumulada dividida entre la cantidad contratada. General: suma del valor ejecutado de cada actividad (cantidad ejecutada por valor unitario) dividida entre el valor total del contrato.
¿El informe de avance es diario o semanal?
Los dos. El diario es el registro fuente, corto, hecho por el residente cada día. El semanal se consolida de los diarios y es el que se usa en comités y cortes. El mensual resume para gerencia y cliente.
¿El formato de informe de avance de obra es gratis?
Sí. El formato en Excel de esta guía es de uso libre, sin registro, y funciona también en Google Sheets.
¿Cómo hago un informe de avance de obra en Word?
Descarga el formato en Word de esta guía y borra el ejemplo en gris. Llena el encabezado, la tabla de actividades con lo ejecutado en la semana y el acumulado, y escribe cada novedad con su fecha y la decisión que se tomó. Si el avance lo llevas en Excel, copia la tabla desde ahí para no calcular los porcentajes a mano.
¿Qué diferencia hay entre un informe de avance y un informe de estado de obra?
El de avance cuenta lo que se ejecutó en un periodo, normalmente una semana o un mes. El de estado de obra describe cómo queda la obra en un momento puntual, por ejemplo al suspenderla, al recibirla o al cambiar de contratista.
